Estructuración de un documento técnico para la especificación de la hoja de vida de un indicador: un enfoque orientado al control organizacional.

El control es un tema de interes e importancia en cualquier organizacion: ello deriva de la necesidad de mejorar continuamente para lograr objetivos y metas (Stoner, 1996). El uso de indicadores es un factor indispensable para realizar control, ya que estos permiten cuantificar el nivel de cumplimiento de un objetivo o meta; los indicadores se usan en los sistemas de gestion de calidad, en la evaluacion del desarrollo economico, social y ambiental de los paises, al momento de realizar control de gestion y evaluar procesos, entre otros. Un indicador mal definido puede traer consecuencias no deseadas por las organizaciones, tales como: - Evaluacion de resultados erronea - Toma de decisiones equivocadas - Mal clima laboral - Falta de una adecuada identificacion de problemas - Incertidumbre respecto de los resultados esperados - Impacto economico de la carencia de un control adecuado Un indicador se debe construir rigurosamente en un documento bien estructurado, que proporcione las caracteristicas necesarias para su definicion, medicion y presentacion. En la literatura se encuentran multiples propuestas de documentos denominados hoja de vida de indicador, los cuales difieren entre si por los siguientes aspectos: - Los campos utilizados para la definicion del indicador - Las formas de obtener informacion para calcular los valores de las variables implicadas - Las especificaciones de frecuencia de calculo del indicador - La forma de presentar los resultados del indicador evaluado - Los riesgos de disponibilidad de datos indispensables para efectuar calculos - La definicion de un rango de valores aceptables. La variacion que causan los aspectos mencionados, origina que en la literatura y en la practica existan multiples alternativas para construir la hoja de vida de un indicador. Por consiguiente, los encargados de hacer control en las organizaciones se enfrentan a la incertidumbre sobre que alternativa utilizar. Asi, aparecen preguntas como: ¿Bajo que criterios se debe seleccionar una propuesta para construir indicadores? ¿Cual es la alternativa mas pertinente? ¿Contiene la hoja de vida del indicador todos los campos que garanticen que el calculo del mismo sera adecuado, pertinente, preciso, confiable, entendible, presentable, calculable, verificable, etc.? Evaluar un sinnumero de propuestas para identificar la que resuelve efectivamente las necesidades puede resultar una tarea tediosa para los responsables de ello. Asimismo, la carencia de una estructura de hoja de vida de indicador comunmente aceptada causa problemas en la construccion del indicador. Actualmente, existen metodos para el analisis de documentos tecnicos, pero no se enfocan en el documento tecnico hoja de vida de indicador. El grupo CINCO (Centro de investigacion y consultoria organizacional) de la Facultad de Minas, de la Universidad Nacional de Colombia, sede Medellin, viene trabajando en aportes a la solucion de problemas de caracter organizacional y caracter social por medio de la ingenieria, integrando diversas areas de conocimiento como la ingenieria administrativa, ingenieria de Sistemas e ingenieria Industrial, entre otras. Uno de los aspectos debiles que se identifica en muchas organizaciones es la ausencia de control en variables que se conocen como criticas para el exito de un proyecto. Por ello, la realizacion de este trabajo aportar significativamente al eje de accion del grupo CINCO. Adicionalmente, el grupo de investigacion en lenguajes computacionales , de la misma facultad, viene trabajando en el analisis lingüistico y estructural de documentos tecnicos corporativos, lo cual aporta experiencia desde lo investigativo y tecnologico hacia lo administrativo, permitiendo hacer uso de herramientas de lingüistica computacional para analizar, comparar y seleccionar un documento hoja de vida de indicador, que proporcione una alternativa eficiente a los responsables de ejecutar control en las organizaciones.